Allgemein

  • Kann ich in eBuSy Gruppen automatisch erstellen lassen?
    • „Ja, eBuSy stellt die Verwaltung automatischer Gruppen zur Verfügung. Damit eBuSy für Sie eine automatische Gruppe anlegen und verwalten kann, benötigen Sie eine sogenannte Personenregel. Eine Personenregel definiert Kriterien beispielweise in der Form „Alter größer x“, „Person ist Gast“, „Anrede ist Herr“. Eine Personenregel ist für eine Person gültig, falls die Person die definierten Kriterien aufweist. eBuSy prüft diese Kriterien automatisch für alle Personen und ordnet sie entsprechend den automatischen Gruppen zu.„
  • Wo kann ich einsehen, welche E-Mails von eBuSy verschickt wurden?
    • „Als Administrator können Sie im Backend von eBuSy unter dem Menü Allgemein>Postausgang>Gesendet alle von eBuSy versendeten Mails einsehen. Sie können jedoch einstellen, ob Mails automatisch versendet werden sollen oder nicht. Falls nicht, landen die Mails zunächst im Postausgang und Sie müssen Sie von Hand versenden.“
  • Bietet eBuSy eine Schnittstelle zur Steuerung meiner Halle?
    • „Ja, mit eBuSy können Sie beispielsweise Licht- und Zugangssteuerungen Ihrer Halle umsetzen. Wir bieten Schnittstellen zu Steuerungsgeräten. eBuSy kann z.B. Zugangscodes für jede Buchung generieren, die anschließend von den Geräten akzeptiert werden. Auch das Licht Ihrer Halle lässt sich z.B. pünktlich zu Beginn und Ende der Buchungen an- und ausschalten. Natürlich lässt sich noch vieles mehr in ihrer Halle über eBuSy steuern.
      eBuSy bietet den Administratoren im Backend eine Echtzeit-Überwachung, mit der nachvollzogen werden kann, zu welchen Zeitpunkten Steuerungssignale an die Steuerungsgeräte gesendet wurden.“
  • Wo finde ich die Bedienungsanleitung zu eBuSy 7?
    • „Als Benutzer von eBuSy finden Sie in der Navigationsleiste des Frontends am oberen Bildschirmrand den Link „Hilfe“. Dort können Sie nach verschiedenen Hilfethemen suchen, oder eine Support-Anfrage versenden, falls Sie kein passendes Thema finden. Auch im Backend findet sich in der Navigationsleiste ein entsprechendes Hilfe-System für Administratoren.“

Abrechnung

  • Welche Unterstützung bietet eBuSy 7 bei Lastschriften?
    • „Sie können mit eBuSy DTA-Lastschriften erstellen. Dieses Lastschrift-Verfahren ist jedoch nur in Deutschland und Österreich zulässig und wird langfristig durch das neue SEPA-Lastschriftverfahren ersetzt, das europaweit Gültigkeit besitzt und das Sie auch in eBuSy verwenden können.“
  • Wie ist die Zuordnung von einem SEPA-Mandat zu einer Person?
    • „Die von eBuSy verwalteten SEPA-Mandate beziehen sich immer auf eine eindeutige IBAN/BIC Kombination. Wenn mehrere Kunden dieselben Kontoinformationen angeben (z.B. innerhalb einer Familie) wird Ihnen auch dasselbe SEPA-Mandat zugeordnet.“
  • Wie übermittle ich die Lastschriften die eBuSy erstellt an meine Bank?
    • „Die von eBuSy erstellten DTA und SEPA-Lastschriften können Sie ohne weitere Bearbeitung bei Ihrer Bank zur Durchführung der Lastschriften einreichen. Bei den Lastschriften die eBuSy erstellt, handelt es sich um Dateien im XML-Format, der Inhalt entspricht den geltenden Normen für SEPA Lastschriften.“
  • Warum wird meine BIC als ungültig bezeichnet?
    • „eBuSy verwendet die Liste der gültigen BICs von der Deutschen Bundesbank. Falls Ihre BIC nicht in dieser Liste enthalten ist, wird sie auch von eBuSy nicht unterstützt. Im Zweifelsfall wenden Sie sich daher bitte an die Deutsche Bundesbank, um zu erfragen, warum Ihre BIC als ungültig bezeichnet wird. Auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank finden Sie ein Suchformular mit dem Sie prüfen können, ob Ihre BIC in der Datenbank enthalten ist.“
  • Welche Zahlungsarten kann ich bei eBuSy verwenden?
    • „In eBuSy können Sie die Zahlungsarten Rechnung, Lastschrift, Guthaben, Bar und Gutscheincode für Buchungen verwenden. Die Zahlungsarten müssen vorher jedoch von einem Administrator für Einzel- und Abobuchungen in der Buchungskonfiguration freigeschaltet worden sein“
  • Wie verarbeite ich Rechnungen in eBuSy?
    • In eBuSy werden Rechnungen anhand von Rechnungsvorlagen erstellt. Sie können verschiedene Rechnungsvorlagen für Zahlungsarten, Buchungsobjekte und Personengruppen verwalten. Sie können außerdem angeben, ab welchem Datum und bis zu welchem Datum die Rechnungsvorlage Gültigkeit besitzt. Sie können die meisten Inhalte der Rechnungsvorlage an Ihre Gegebenheiten anpassen und dabei Platzhalter über ein Popup-Fenster verwenden (erscheint wenn Sie einen Rechtsklick auf dem entsprechenden Textbereich machen), die von eBuSy automatisch durch die entsprechenden Daten ersetzt werden. Sie können Rechnungen per E-Mail von eBuSy versenden lassen oder DTA- oder SEPA-Lastschriften erstellen lassen, (wobei die Rechnungen automatisch den Status „Bezahlt“ erhalten), um diese an Ihre Bank weiterzureichen. Sie können außerdem Rechnungen manuell auf den Status „Bezahlt“ setzen. Sie können mehrere Rechnungen in einem PDF-Dokument zusammenfassen (Sammelrechnung).“
  • Welche Preisgestaltungsmöglichkeiten habe ich in eBuSy 7?
    • „Die Preise von Buchungen werden durch Preis- und Rabattregeln definiert. Preis- und Rabattregeln sind für alle Buchungen gültig, wenn Sie sie nicht durch bestimmte Kriterien einschränken. Durch die Kriterien können Sie die Gültigkeit von Preis- und Rabattregeln z.B. auf bestimmte Buchungsobjekte, Personengruppen, oder Kriterien der Buchung wie Uhrzeit, Datum, Wochentag, etc. einschränken. Gibt es für eine Buchung mehrere gültige Preisregeln, wird stets die günstigste Preisregel angewandt. Gibt es für eine Buchung mehrere gültige Rabattregeln, wird stets diejenige Rabattregel angewandt, die den günstigsten Preis für die Buchung ergibt. Mit eBuSy können Sie auch Preisregeln definieren, die nur an Feiertagen gelten.“

Buchungen

  • Welche Arten von Belegungen kann ich mit eBuSy 7 machen?
    • „Grundlegend wird zwischen Einzel- und Abobuchungen unterschieden. Eine Einzelbuchung findet nur an einem Termin statt. Eine Abobuchung weißt mehrere Termine in regelmäßigen Abständen auf. Bei einer Abobuchung buchen Sie alle Termine des Abos, es sei denn, der Administrator erlaubt „Verkürzte Abos“.
  • Kann ich Buchungsmöglichkeiten einschränken?
    • „Sie können die Buchungsmöglichkeiten durch Verbotsregeln einschränken. Eine Buchung wird verboten, wenn es für sie eine gültige Verbotsregel gibt. Analog zu Preis- und Rabattregeln können Sie die Gültigkeit von Verbotsregeln beispielsweise auf bestimmte Buchungsobjekte, Buchungsobjektgruppen, Personengruppen oder Buchungen die bestimmte Kriterien wie z.B. Uhrzeit, Datum etc. aufweisen, beschränken.“
  • Kann ich ein Abo wiederholen?
    • „Die Administratoren von eBuSy können Abovorschläge per E-Mail versenden. Sie wählen dafür eine bestehende Abobuchung aus, wählen dann eine Abovorlage für das neue Abo aus und eBuSy versendet daraufhin eine E-Mail an die entsprechende Person mit dem Abo-Vorschlag und einem Bestätigungslink. Damit ein Abo wiederholt werden kann, verwenden Sie einfach eine Abovorlage, die eine identische Wiederholung der Termine definiert.“
  • Ich habe meine Buchung irrtümlich storniert, was kann ich tun?
    • „Sowohl Administratoren als auch Benutzer können die Stornierungen von Buchungen wieder aufheben, sofern dies nicht in Konflikt mit einer anderen Buchung und weiteren Validierungen steht. Benutzer können in ihrem Benutzerkonto alle getätigten Buchungen einsehen und dort Stornierungen aufheben. Administratoren haben im Menü Buchungen jedes Modul die Möglichkeit Stornierungen aufzuheben.“
  • Wie kann ich gelöschte Buchungen wiederherstellen?
    • „Sie können gelöschte Buchungen NICHT wiederherstellen. Sie sollten daher in der Regel Buchungen nur stornieren bzw. nur löschen wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie die Buchung für keine Zwecke mehr benötigen.“

Mitgliederverwaltung

  • Wie kann ich unterschiedliche Beiträge mit eBuSy verwalten?
    • „In eBuSy können Sie jeder Gruppe oder Einzelperson verschiedene Beiträge zuordnen. Dazu erstellen Sie eine “Beitragsart” im Menü Mitglieder > Beiträge > Beitragsarten. Anschließend können Sie diese Beitragsart einer Gruppe (im Menü Mitglieder > Beiträge > Gruppenzuordnung) oder einer Einzelperson (im Menü Mitglieder > Beiträge > Personenzuordnung) zuordnen.“
  • Wie kann ich einen gesonderten Mehrwertsteuersatz für Beiträge ausweisen?
    • „In eBuSy wird standardmäßig ein Mehrwertsteuersatz von 19%, beziehungsweise der niedrigste Mehrwertsteuersatz aller Gruppen verwendet, in der eine Person Mitglied ist. Um einen gesonderten Mehrwertsteuersatz für Mitgliedsbeiträge zu verwenden, weisen Sie den gewünschten Satz einfach der entsprechenden Beitragsart zu.“
  • Wie erhebe ich Beiträge oder Arbeitsdienste für eine bestimmte Abrechnungsperiode?
    • „Bei der Erhebung der Beiträge bzw. Arbeitsdienste geht eBuSy wie folgt vor: Wenn Sie das erste mal Beiträge erheben, werden die Beiträge für die jeweils letzte Abrechnungsperiode erhoben (also diejenige, die den heutigen Tag noch nicht beinhaltet). Wenn Sie die Option “Aktuelle Periode mit einbeziehen?” gewählt haben, werden in diesem Fall stattdessen die Beiträge für die aktuelle Periode berechnet (also diejenige, die den heutigen Tag beinhaltet).
      Sollten Sie bereits Beiträge erhoben haben, so berechnet das System die Beiträge für alle Abrechnungsperioden seit der bereits abgerechneten Periode, ausschließlich der aktuellen Periode. Die aktuelle Periode können Sie über die Option “Aktuelle Periode mit einbeziehen?” mitberechnen.“
  • Wie kann ich Mails an alle Mitglieder in meinem System schicken?
    • „Um eine E-Mail an alle Mitglieder im System zu versenden, müssen Sie zunächst eine Gruppe erstellen, die alle Mitglieder beinhaltet. Dies können Sie bequem über automatische Gruppen und Personenregeln lösen. Legen Sie zunächst im Menü Allgemein > Personen > Personenregeln eine Mitglieder-Regel an, indem Sie im ersten Feld “Status” und im zweiten Feld “hat aktive Mitgliedschaft” auswählen. Anschließend legen Sie eine automatische Gruppe aller Mitglieder im Menü Allgemein > Gruppen > Automatisch an. Dazu geben Sie den Namen, den Mehrwertsteuersatz sowie die eben erstellte Personenregel an. Ihre Gruppe sollte nun in der Übersicht der automatischen Gruppen angezeigt werden. Über das E-Mail-Symbol in der rechten Spalte der Tabelle können Sie jetzt eine E-Mail an alle Mitglieder versenden.“